‘Guest blog’ escrito por José María Sotomayor. Jose María es Senior Systems Engineer para el Information Intelligence Group (IIG) de EMC en España, y en EMEA participa como Stream Leader para la práctica EPC a nivel de preventa, dentro del vertical de Energía e Industria (josemaria.sotomayor@emc.com). Espero que se anime a participar de forma habitual en este blog…    

3 Formas de aplicar un EDMS en Entornos de Ingeniería y ConstrucciónJose Maria Sotomayor EMC

Siempre que me preguntan por cuál es la forma más rápida de mejorar la gestión de la documentación en una compañía de Ingeniería y Construcción, en una EPC como muchas veces se las denomina, siempre pienso en el mismo caso: si la gestión de los documentos está desacoplada de los documentos como tal, porque se use una base de datos, una aplicación propia, listas Excel, etc., ciertamente hay una oportunidad de mejora.

Este factor de separación entre documentos y datos es importante. Una base de datos puede decirnos que existe un documento llamado “0089-PIPING-DIAGRAM-06700001-REV-D” pero ahora nos corresponde a nosotros contestar una serie de preguntas:

  • ¿Dónde está?
  • ¿Quién está trabajando sobre él?
  • ¿Dónde está la copia más reciente? ¿En la unidad de red? ¿En el disco de alguien?

¿Cuánto tiempo hemos invertido (o malgastado) en contestar estás preguntas? Lo peor de todo es que en muchos casos no podemos estar seguros. Los errores y la pérdida de documentos provienen muchas veces de prácticas como esta. Algunas veces me han comentado tiempos increíbles para dar con un documento. No digamos si además estamos hablando de UTEs o proyectos con colaboraciones similares, lo cual es el pan nuestro de cada día. Vamos a echar un vistazo a tres conceptos de gestión documental que aplican muy bien en este tipo de compañías si nos encontramos con este escenario:

  • Repositorio y metadatos.
  • Relaciones
  • Enlaces

 Repositorio y Metadatos

Un repositorio documental se encarga fundamentalmente de mantener los documentos y los datos que los describen (metadatos) juntos, tratándolos como una única unidad. Esto facilita enormemente la clasificación y búsqueda de la documentación. Nosotros definimos los metadatos para clasificar nuestros documentos y poderlos encontrar después, de forma parecida a los campos la base de datos que usábamos antes. Así, cuando buscamos en el repositorio un documento etiquetado como:

PROYECTO: 0089, NOMBRE: PIPING-DIAGRAM-06700001, REVISION: D

Encontraremos entonces el documento que estábamos buscando y toda la información relativa al mismo. Si un delineante está trabajando en él, sabremos quién. Si hacemos clic sobre el documento, podremos ver la última versión disponible. Sin sorpresas, sin lugar a error, e inmediato. En el fondo es la diferencia entre disponer de gestión documental o ser nosotros parte de ese sistema de gestión documental. Los metadatos son la base para disponer de forma unificada de herramientas tan útiles como guardar los comentarios junto con los documentos y poder buscar por ellos, enlazar el avance de los documentos a herramientas como Primavera o registrar información de distribución del documento (transmittals).

Relaciones

La capacidad de crear relaciones en un EDMS (Electronic Document Management System) es crítica en organizaciones de Ingeniería. Este mecanismo asegura que aquellos documentos que deben vivir juntos lo hagan realmente. Una Petición de Cambio es un perfecto ejemplo. Es un documento que modifica o actualiza el contenido de otro, de forma que el original no es modificado. Crear una relación del tipo “El Documento B es una Petición de Cambio del Documento A” nos permite saber en cualquier momento que el Documento A tiene Peticiones de Cambio, así como tener acceso inmediato a las mismas. Las relaciones a veces se usan también para modelar un sistema de “Revisiones”, ya que este concepto del mundo de la ingeniería es bastante distinto del tradicional sistema de “Versiones” que encontramos en un EDMS por defecto. Por ejemplo “Documento A en Revisión C es una revisión del Documento A en Revisión B” es otro de los tipos de relaciones que se pueden modelar.

Enlaces

Los enlaces nos permiten básicamente hacer que los documentos aparezcan en otras carpetas además de donde residen originalmente (son enlazados a otras carpetas).Este procedimiento es muy distinto a crear una copia. A diferencia de un enlace, la copia hace que si se modifica el documento original estos cambios no se vean reflejados en las demás carpetas, mientras que el enlace sí que lo permite (solo tenemos un único documento, en el fondo). Este mecanismo de enlace se utiliza mucho por ejemplo con las Especificaciones y Normativas de Clientes. Se enlazan a las distintas carpetas del proyecto donde es necesario que aparezcan, o entre múltiples proyectos de un mismo cliente. También se usan muy comúnmente con las Requisiciones de Material, ya que estas suelen incorporar documentos ya presenten originalmente dentro de la estructura del proyecto. Y un uso avanzado realmente útil es el de enlazar los documentos a estructuras alternativas de desglose tipo HBS, WBS, etc., para poder así navegar los documentos del proyecto de distintas formas, en función de la disciplina o rol de cada persona del proyecto.

Hemos querido empezar esta serie de entradas sobre Gestión Documental e Ingeniería por conceptos muy sencillos, pero que encierran un gran potencial. Hay muchos más que iremos cubriendo más adelante. Aunque existen soluciones directamente adaptadas al mundo de la Ingeniería como EMC Documentum EPFM (Engineering, Plants and Facilities Management) que utilizan estos conceptos como base para aportar una solución end to end completa para estas organizaciones, conocerlos puede ayudar en gran medida a enfocar nuestro proyecto, metas y medios para conseguirlos.

Por Jose María Sotomayor

 

Alejandro Giménez

Alejandro Giménez

Alejandro Giménez, CTO EMC España. Un veterano con 20 años de experiencia tecnológica y comercial en el mundo de las TI. Sus clientes son su fuente favorita de información. Valora a EMC como un germen de innovación permanente @alexgimenezf

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